Gütersloh: Neues digitales Angebot – Sporthallen und schulische Räume online buchen

  • Vereinfachtes Verfahren ab 3. Juni 2024 – Hallen auch in den Schulferien nutzbar

Gütersloh, 17. Mai 2024

Wer in #Gütersloh eine #Sporthalle oder #Turnhalle, eine #Schulaula oder ein #Schulforum für eine Veranstaltung mieten möchte, der musste bislang einen vierseitigen Antrag ausdrucken, ausfüllen und dem Fachbereich Schule per Post oder E Mail zusenden. Das ist in Kürze passé: Ab dem 3. Juni 2024 kann der Vorgang online erledigt werden. Die Antragstellung wird vereinfacht und dadurch nutzerfreundlicher.

Über das neue System – ein Programm der Firma #Locaboo aus München – werden künftig alle Vergaben von Sporthallen und Turnhallen, Foren und Aulen abgewickelt. Das gilt sowohl für regelmäßige Hallennutzungen als auch für einmalige Veranstaltungen. Die reguläre Belegung der Räume ist im System eingepflegt, so dass die Nutzer direkt erkennen können, wo es noch Lücken gibt. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, einen geeigneten Raum oder eine Halle zu finden, etwa indem man nach den verschiedenen Schulen filtert, nach der gewünschten Sportart oder nach Datum und Uhrzeit. Bislang mussten Nutzer die komplette Halle buchen. Ab sofort können sie auch nur einen Teil belegen, wenn sie nicht die ganze große Halle benötigen. Dadurch erhöhen wir das Raumangebot für alle.

Durch das System wird nicht nur die Antragstellung für die Bürger vereinfacht, es ergibt sich auch eine spürbare Entlastung für den Fachbereich #Schule. Dazu trägt der sogenannte »#Workflow« bei, der Bestandteil des Systems ist. Durch ihn werden andere Beteiligte wie betroffene Vereine, die jeweiligen #Hausmeister und der für die Reinigung zuständige Fachbereich automatisch per E Mail über Hallenbelegungen und Raumbelegungen benachrichtigt. Außerdem wird erwartet, dass es künftig weniger Rückfragen seitens der Nutzenden geben wird. Die wiederum dürfen sich übrigens auch noch darüber freuen, dass die Turnhallen ab sofort auch für die Schulferien gebucht werden können, da sie nicht mehr grundsätzlich in den Ferien geschlossen sind. Das neue Buchungssystem ist ab dem 3. Juni über das Schulportal der Stadt Gütersloh zu erreichen.

Aus Anlass des neuen Online Angebots wurde die »Nutzungsordnung für die außerschulische Nutzung von schulischen Räumlichkeiten der Stadt Gütersloh« geändert. Sie gibt unter anderem eine Rangfolge vor für die Fälle, in denen mehrere Nutzer eine Halle zur selben Zeit belegen wollen. So haben schulische Veranstaltungen grundsätzlich Vorrang, gefolgt von Meisterschaften und Qualifikationsspielen, sonstigem Vereinssport und #Sport für Jugend und Familie sowie sonstigen Veranstaltungen. Im Einzelfall behält sich die Stadt Gütersloh vor, diese Priorisierung bei Maßnahmen in städtischem Interesse aufzuheben. Außerdem betonen die Beteiligten, dass Absprachen, die über die im System vorgegebenen Regelungen hinausgehen, weiterhin möglich und im Einzelfall auch gewünscht und wichtig sind.

Bestandteil des Buchungssystems ist die Verpflichtung, die tatsächliche Nutzung des gebuchten Raums über einen QR Code, der vor Ort am Gebäude angebracht ist, zu bestätigen. Dadurch soll verhindert werden, dass Nutzungszeiten auf Vorrat blockiert werden.

Das neue System hatte einen Vorlauf von rund einem Jahr. Unter anderem haben Studenten der #Hochschule für #Polizei und Verwaltung im Rahmen eines Projekts die Nutzungsordnung überarbeitet und Anforderungen an das Programm definiert.