Die Stadtbibliothek Gütersloh ist in der Rechtsform einer GmbH organisiert. Für die jährliche Rechnungslegung sind deshalb die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) maßgebend. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie einem erläuternden Anhang. Ergänzt wird der Jahresabschluss durch einen Lagebericht, der auch auf die öffentliche Zwecksetzung eingeht. Jahresabschluss und Lagebericht unterliegen der Prüfung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und werden durch die Gesellschafter-Versammlung festgestellt.